Aktindsigt skal behandles korrekt og rettidigt

En nysgerrig journalist eller borger ringer til jeres teknik- og miljøforvaltning og beder om aktindsigt i en sag. Hvordan griber I det juridisk korrekt an? Det giver to eksperter svaret på i en ny guide målrettet sagsbehandlere uden juridisk baggrund.

Med ét stiger pulsen, og sveden begynder at pible frem. Når en journalist eller borger nævner ordet ”aktindsigt”, vil det ofte føles intimiderende for sagsbehandleren, der skal håndtere henvendelsen. For vil nogen forsøge at grave en historie frem, som kan bringe forvaltningens arbejde i miskredit?

Muligvis. Men så meget desto vigtigere er det at holde hovedet koldt fra start til slut. Ellers kan en sag udvikle sig til et langt, dyrt og pinefuldt forløb for forvaltningen. Det siger Therese Hvidberg-Hansen, der er juridisk chef i Vejdirektoratet. Sammen med Christian Buch Østrup, chefkonsulent i Miljø- og Fødevareministeriet, har hun udviklet en online-aktindsigtsguide for sagsbehandlere inden for teknik og miljø:

”Der melder sig tit en akut træthed hos sagsbehandleren, når det handler om aktindsigt. Det skyldes en udpræget frygt for at begå fejl, og at mange ser dette som meget tungt juridisk stof. Nærmest noget hokuspokusagtigt. Det gør vi op med, for det handler mest af alt om at komme godt fra start og handle skridt for skridt”, siger Therese Hvidberg-Hansen.

At gøre intet er det værste
Mange sagsbehandlere kommer desværre slet ikke i gang, fordi usikkerheden holder dem tilbage. Men det er det værste, man kan gøre, siger Therese Hvidberg-Hansen:

”Fristerne er stramme, så hvis du ikke kommer ud af startblokkene og får kommunikeret tilbage i tide, så er du i knibe fra sagens begyndelse”, siger Therese Hvidberg-Hansen, der fortæller, at man med få greb kan give sig selv en god begyndelse:

”Skab klarhed over, hvordan du kan hjælpe den pågældende person. Er henvendelsen på mail, så tag kontakt telefonisk, og spørg ind til sagen, så eventuelle misforståelser er ryddet af vejen. Det afdækker også, om det overhovedet er din myndighed, der skal behandle sagen. Det er samtidig med til at etablere en god og konstruktiv dialog fra sagens begyndelse”, siger Therese Hvidberg- Hansen.

Vælg den rigtige kasse
Christian Østrup bakker sin fagkollega op og fortæller, at aktindsigtsguiden er tænkt som den nemmeste rute gennem aktindsigt for sagsbehandlere uden juridisk baggrund:

”Vi har forsøgt at gøre den så skabelonagtig som mulig, så den kan anvendes af ikke-juristerne, der jo er tættest på sagerne i miljø- og teknikforvaltningerne. Der ligger tungt juridisk stof bag, men vi har kogt tusindvis af dokumenter ned til en praktisk guide og standardbreve, som kan bruges direkte i sagsbehandlingen ”.

Ifølge ham er en af de største faldgruber ved aktindsigt, at sagsbehandleren vælger den forkerte lovgivning. Langt de fleste af oplysningerne i sagerne hos en kommunes teknik- og miljøforvaltning vil være miljøoplysninger, og så er offentlighedsloven ikke længere i spil:

”Jeg har læst rigtig mange klageafgørelser, hvor kommunens afgørelser kendes ugyldige. Det helt store fejlgreb er, at man glemmer, at der er tale om miljøoplysninger. Man skal vælge den rigtige kasse og derefter foretage den rette afvejning. Det hjælper vi med i aktindsigtsguiden”, siger Christian Østrup.

Aktindsigtsguiden er opbygget som en skridt-for-skridt vejledning, der sikrer sagsbehandleren en effektiv proces og juridisk korrekt håndtering af sager om aktindsigt.

Guiden indeholder følgende trin:

• Rette myndighed?
• Hvilke regler for aktindsigt skal anvendes?
• Om aktindsigtsprocessen
• Konkretisering af aktindsigtsanmodning
• Sagsbehandlingsfrister
• Høring af den, som oplysninger vedrører
• Partshøring af den aktindsigtssøgende
• Afslag grundet ressourcer
• Sagens afgørelse
• Undtagelser fra aktindsigt
• Særligt om dataudtræk
• Meroffentlighed
• Ekstrahering
  
  

Aktindsigtsguiden er en del af onlineløsningen Karnov Teknik og Miljø, der hver dag gør sagsbehandlere og specialister uden juridisk baggrund i stand til at træffe bedre afgørelser.

I 2019 har vi lanceret to yderligere guides:

”Den Gode Afgørelse”, udviklet af teamleder i Miljø- og Fødevareministeriet, Christian Leif Aarestrup og teamleder i Herlev Kommune, Jacob Egholm.

Håndhævelsesguiden, udviklet af Claus Rindahl Hansen, chefjurist i Horsens Kommune og Lisbeth Hjortborg juridisk specialkonsulent i Aarhus Kommune.

For yderligere oplysninger:

karnovgroup.dk/teknikmiljo    

- eller kontakt Morten Boland
Chefkonsulent, Karnov Group
tlf. 23 98 14 17
mail: morten.boland@karnovgroup.com