Forkerte eller mangelfulde afgørelser er en velkendt hovedpine i landets teknik- og miljøforvaltninger. Det fører til unødvendige ekstraomkostninger og tabt anseelse over for omverdenen.

Men hvad skyldes fejlene – og hvad kan kommunen gøre anderledes? Vi spørger Jacob Egholm, der er jurist og leder inden for byggesagsbehandlingsområdet samt underviser i forvaltningsret på Københavns Universitet.

Han har været med til at udvikle en ny skabelon, som forvaltninger kan bruge til at sikre korrekte og ensartede afgørelser inden for teknik og miljø.

Jacob Egholm peger på 3 typiske grunde til fejl:

1. Kvalitetssikring nedprioriteres

Selvom kommunerne har høje ambitioner for sagsbehandlingen, står dagligdagens rutiner ofte i vejen for den nødvendige kvalitetssikring:

”I en travl hverdag, hvor opgaverne hober sig op, ser vi desværre ofte dette paradoks. Lederne vil gerne rydde ud i fejlene, og de erkender selv, at kvalitetssikring er en del af løsningen. Når opgaverne så skal prioriteres, ryger det meget ressourcekrævende arbejde med at etablere en fast kvalitetssikring
alligevel nederst i bunken. For hvem sætter sig lige ned og får det gjort? Derfor får mange ikke skabt en klar proces, der sikrer kvaliteten i afgørelserne. Det er ærgerligt, for den investering vil jo netop fjerne den kolossale administrationstid, man bruger på at rydde op efter dårlige eller mangelfulde afgørelser”, siger Jacob Egholm.

2. Manglende overholdelse af formelle regler

For den enkelte sagsbehandler er der mange regler i både forvaltningsloven og særlovgivningen at holde styr på. Det kan betyde, at afgørelsen ikke holder til en prøvelse hos klageinstansen.

”Vi ser, at der sker en del fejl, som ellers meget fagligt dygtige medarbejdere begår, når de træffer afgørelser. Det afspejles i nævnspraksis, hvor mange afgørelser bliver erklæret ugyldige og hjemvist til fornyet behandling, selvom der grundlæggende er den fornødne lovhjemmel til at træffe dem. Det kan være fejl i form af manglende eller utilstrækkelig partshøring. Vi ser også tilfælde, hvor begreberne naboorientering og partshøring forveksles. Det er ærgerlige fejl, som i sidste ende er voldsomt ressourcetunge for både kommunen og borgerne. Og det er fejl, som man let kunne have undgået.”

3. Glemmer begrundelsen

Kernen i kommunens afgørelse er at fortælle, hvorfor man er nået til netop dén afgørelse. Men det glipper mange steder:

”Begrundelsen er helt afgørende for, at modtageren forstår og accepterer afgørelsen. Det er åbenlyst, at man derfor ikke må skjule, hvad man har lagt til grund for afgørelsen. Men det sker desværre. Ofte skyldes det ren og skær forglemmelse i afgørelsens sidste fase. Tit har man samlet en masse værdifulde noter og dokumentation undervejs i sine forberedelser, men af én eller anden grund fremgår de ikke af afgørelsen. Og så efterlader man en motorvej af problemer efter sig. Når vi i avisen kan læse, at en given person ”har vundet over kommunen”, så burde man nogle gange sige, at ”kommunen har tabt til sig selv”. For det er jo ikke substansen eller fagligheden, den er gal med. Det er processen.”

Hvad kan kommunen selv gøre?

Det handler om prioritering, siger Jacob Egholm:

”Det siger sig selv, at man ikke er ekspert i forvaltningsloven som eksempelvis arkitekt, biolog eller ingeniør. Det skal man heller ikke være. Men den høje faglighed, som den enkelte sagsbehandler besidder, mangler tit et juridisk fundament. Man er nødt til at forstå den juridiske metode, der ligger i at træffe afgørelser. Der er simpelthen nogle principper, man skal have styr på for ikke at begå de ”dumme” fejl. Ofte kan det være gavnligt med en fast tjekliste, som man kan følge og spørge sig selv: ”Har jeg husket dét, og har jeg taget højde for dét?”. Det er netop det, vi tilstræber med den nye onlineskabelon Den Gode Afgørelse, som skal give sagsbehandleren den tryghed trin for trin. Det behøver ikke være svært, men det kræver prioritering i forvaltningen”, slutter Jacob Egholm.

Hør mere om Den Gode Afgørelse

Jacob Egholm er en fast del af fagredaktionen på onlineløsningen Karnov Teknik og Miljø, der hver dag gør sagsbehandlere og specialister uden juridisk baggrund i stand til at træffe bedre afgørelser. Den Gode Afgørelse bliver tilgængelig på Karnov Teknik & Miljø i foråret 2019.

For yderligere oplysninger:

Besøg karnovgroup.dk/teknikmiljo

- eller kontakt Morten Boland
Chefkonsulent, Karnov Group
tlf. 23 98 14 17
mail: morten.boland@karnovgroup.com